Après avoir clarifié vos tâches dans la phase de traitement, il est temps de les organiser. L’organisation est cruciale pour éviter de vous sentir submergé par une longue liste de tâches. La méthode Getting Things Done (GTD) propose de classer vos actions dans différentes catégories afin de les rendre plus faciles à gérer et à prioriser. Voyons comment organiser efficacement vos actions avec GTD.
Pourquoi l’organisation est-elle importante ?
Une fois vos tâches clarifiées, il devient essentiel de les structurer pour savoir quoi faire et quand le faire. En organisant vos actions, vous vous assurez que rien ne tombe entre les mailles du filet et que chaque tâche est dans la bonne catégorie, accessible au moment opportun. Cela vous aide à :
- Prioriser efficacement : Vous savez quelle tâche est la plus importante ou urgente.
- Éviter la confusion : Chaque tâche a sa place et son contexte.
- Optimiser votre temps : En sachant où se trouvent vos actions, vous pouvez passer à l’action rapidement sans perdre de temps à chercher quoi faire ensuite.
Comment organiser vos tâches avec GTD
Voici les principales catégories dans lesquelles vous devez organiser vos tâches selon la méthode GTD :
- Projets
- Qu’est-ce qu’un projet ? Un projet est une tâche ou un objectif qui nécessite plusieurs étapes pour être complété. Par exemple, « Lancer un site web » est un projet car il nécessite plusieurs actions comme « Choisir un nom de domaine », « Créer le design », « Rédiger le contenu », etc.
- Comment organiser un projet ? Pour chaque projet, vous devez créer une liste des étapes spécifiques ou des actions suivantes nécessaires pour le mener à bien. Ces étapes sont ensuite placées dans votre liste de prochaines actions. Le projet devient une sorte de dossier contenant toutes les actions à effectuer jusqu’à son achèvement.
- Exemple : Projet « Organiser un séminaire » avec les actions suivantes :
- Réserver la salle
- Contacter les intervenants
- Préparer le matériel de présentation
- Actions suivantes
- Qu’est-ce que les actions suivantes ? Ce sont les étapes spécifiques que vous pouvez accomplir immédiatement sans autre préparation. Ces actions sont souvent issues de vos projets, mais peuvent aussi être des tâches indépendantes qui ne nécessitent pas de planification à long terme.
- Comment organiser les actions suivantes ? Placez toutes les actions spécifiques et réalisables dans une liste de « Prochaines actions ». Vous pouvez organiser cette liste par contexte (par exemple : au bureau, à la maison, en déplacement) ou par priorité. L’objectif est d’avoir sous les yeux toutes les tâches que vous pouvez accomplir à tout moment, en fonction du lieu et des ressources disponibles.
- Exemple :
- Appeler un client pour une mise à jour sur un projet
- Rédiger un email de suivi
- Réviser un document
- Agenda
- Qu’est-ce qui va dans l’agenda ? Toute tâche ou action qui doit être effectuée à une date ou une heure précise doit être programmée dans votre agenda. Cela peut inclure des réunions, des rendez-vous, ou des échéances importantes. L’agenda sert à suivre les engagements temporels, mais ne doit pas être surchargé avec des tâches qui n’ont pas de date fixe.
- Comment utiliser l’agenda ? Planifiez vos tâches temporelles avec des rappels ou notifications pour ne pas les oublier. Assurez-vous de réserver du temps pour préparer les événements qui approchent, si nécessaire.
- Exemple :
- Réunion avec l’équipe projet mardi à 14h
- Soumettre un rapport avant vendredi
- Appel avec un fournisseur mercredi à 10h
- En attente
- Qu’est-ce que la liste « En attente » ? Cette liste est utilisée pour suivre les tâches que vous avez déléguées à d’autres personnes ou pour lesquelles vous attendez une réponse avant de pouvoir agir. Elle vous permet de ne pas perdre de vue ces actions tout en évitant qu’elles encombrent vos propres listes de tâches à faire.
- Comment gérer les éléments en attente ? Revoyez régulièrement cette liste pour vous assurer que les actions déléguées progressent comme prévu. Si un suivi est nécessaire, ajoutez-le à votre liste de prochaines actions.
- Exemple :
- En attente de la confirmation du client pour un devis
- En attente de l’approbation du manager pour un projet
- En attente d’une réponse à un email envoyé
Comment utiliser ces catégories ensemble
Les catégories de la méthode GTD fonctionnent en synergie pour vous permettre de garder une vision claire de toutes vos actions et engagements. Voici un aperçu de la manière dont elles peuvent être utilisées ensemble :
- Définir un projet
- Dès que vous identifiez un projet, listez les actions nécessaires pour le mener à bien. Placez ces actions dans votre liste de prochaines actions et les étapes qui nécessitent une date spécifique dans votre agenda.
- Suivre les actions immédiates
- À tout moment, consultez votre liste d’actions suivantes pour voir ce que vous pouvez accomplir en fonction de vos priorités ou du temps dont vous disposez. Si vous attendez des éléments extérieurs, consultez votre liste « En attente ».
- Maintenir l’agenda à jour
- Révisez régulièrement votre agenda pour vous assurer que vous respectez les échéances importantes et que vous êtes prêt pour les engagements à venir.
- Revoir régulièrement
- Il est important de faire une révision hebdomadaire de l’ensemble de vos listes pour vous assurer que tout est à jour, que vos projets avancent bien et que vous ne manquez aucune tâche ou échéance importante.
Erreurs à éviter lors de l’organisation
- Surcharger l’agenda
- L’agenda ne doit contenir que des événements à date fixe. N’y mettez pas de tâches sans date spécifique, cela risquerait de rendre votre calendrier confus et inefficace.
- Oublier de mettre à jour la liste en attente
- Si vous ne suivez pas les éléments délégués, vous risquez de perdre le fil des tâches qui dépendent des autres, ce qui pourrait causer des retards inattendus.
- Ne pas utiliser les catégories contextuelles
- Si vous ne regroupez pas vos actions par contexte (comme « au bureau » ou « à la maison »), vous pourriez avoir du mal à savoir quoi faire au bon moment.
L’organisation est la clé pour garder le contrôle de vos tâches et projets avec la méthode GTD. En catégorisant les actions dans des listes claires et distinctes — projets, actions suivantes, agenda, et en attente — vous pouvez naviguer sereinement entre vos engagements et agir au bon moment. Cela vous permet d’être plus productif, d’avoir une meilleure visibilité sur vos priorités, et de rester en contrôle de votre charge de travail.
Productivité #Organisation #GTD #GestionDuTemps #Efficacité #Planification