La méthode Getting Things Done (GTD), développée par David Allen, repose sur plusieurs étapes clés, et l’une des plus importantes est la révision régulière. Cette étape est souvent négligée, mais elle est essentielle pour maintenir votre système organisé et fonctionnel. La révision vous permet de garder une vue d’ensemble sur vos tâches, de vous assurer que vos priorités sont à jour, et de faire des ajustements en fonction des nouveaux engagements.
Pourquoi la révision est-elle cruciale ?
Sans révision régulière, votre système GTD peut rapidement devenir obsolète, conduisant à une accumulation de tâches non pertinentes ou à l’oubli d’actions importantes. Le but de la révision est de maintenir un système en qui vous avez confiance. Cela vous permet de vous concentrer sur l’action sans vous inquiéter de ce que vous pourriez oublier ou négliger.
La révision régulière permet de :
- Évaluer vos priorités : Certaines tâches ou projets peuvent évoluer ou changer de priorité.
- Faire de la place pour de nouveaux éléments : Chaque semaine apporte de nouvelles tâches ou projets qui doivent être intégrés dans votre système.
- Maintenir un système propre et à jour : Une révision permet de nettoyer les éléments obsolètes ou non pertinents, gardant ainsi vos listes claires et précises.
La révision hebdomadaire : comment ça fonctionne
Il est recommandé de faire une révision hebdomadaire pour garder une vue d’ensemble claire sur toutes vos actions et engagements. Voici un guide pratique pour effectuer cette révision efficacement :
- Videz votre boîte de réception
- Commencez par vider toutes vos boîtes de réception (email, notes, etc.) en capturant toutes les tâches ou idées qui y sont encore présentes. Passez-les en revue pour décider si elles nécessitent une action immédiate ou si elles doivent être traitées, organisées, ou supprimées.
- Cette étape est essentielle pour vous assurer que rien ne vous échappe.
- Revoyez vos projets
- Passez en revue tous vos projets pour vérifier leur progression. Pour chaque projet, assurez-vous qu’une « action suivante » est définie et que vous savez clairement quelle est la prochaine étape à accomplir.
- Cela permet de relancer les projets qui ont été laissés de côté ou de les réajuster en fonction des nouvelles priorités.
- Revoyez la liste des actions suivantes
- Parcourez votre liste des actions suivantes et mettez à jour ce qui peut être accompli ou doit être reporté. Supprimez les tâches complétées et ajoutez les nouvelles actions que vous avez capturées durant la semaine.
- Organisez ces actions en fonction de leur priorité ou de leur contexte pour que vous sachiez exactement quelles tâches accomplir selon votre situation (bureau, maison, déplacement).
- Revoyez votre agenda
- Examinez votre agenda pour voir les événements passés et à venir. Assurez-vous que vous êtes prêt pour les rendez-vous ou échéances importantes à venir.
- Cette étape vous aide également à préparer les actions nécessaires en avance, comme la préparation de documents ou de présentations avant une réunion.
- Revoyez la liste « En attente »
- Vérifiez toutes les tâches que vous avez déléguées ou pour lesquelles vous attendez une réponse. Relancez les personnes si nécessaire ou cochez les tâches comme complétées si vous avez reçu les réponses attendues.
- Cela permet de s’assurer que rien n’est laissé en suspens sans suivi.
- Revoyez la liste « Peut-être un jour »
- Passez en revue votre liste « Peut-être un jour » ou « À suivre » pour voir si certains éléments doivent être promus à un projet actif ou peuvent être supprimés.
- Cette étape permet de garder vos idées futures à l’esprit sans qu’elles n’encombrent votre liste de tâches actuelles.
- Réévaluez vos priorités
- Après avoir passé en revue toutes vos listes, prenez un moment pour réévaluer vos priorités. Quelles sont les tâches les plus importantes pour la semaine à venir ? Quels projets nécessitent plus d’attention ? Vous pouvez ajuster vos objectifs en fonction de vos nouvelles priorités.
- Cela vous aide à rester aligné avec vos objectifs à court et à long terme.
Pourquoi une révision hebdomadaire ?
La révision hebdomadaire est particulièrement utile car elle permet de maintenir un rythme constant. Une semaine est suffisamment courte pour éviter que trop de tâches ne s’accumulent, tout en étant assez longue pour identifier des changements de priorité ou de direction dans vos projets.
Faire une révision quotidienne peut être excessif, car cela n’offre pas assez de recul pour ajuster les priorités. En revanche, une révision mensuelle peut laisser passer trop de temps et risquer d’accumuler des tâches ou des engagements non traités. La révision hebdomadaire crée un juste équilibre.
Outils pour faciliter la révision
Voici quelques outils qui peuvent vous aider à effectuer votre révision hebdomadaire efficacement :
- Google Calendar, Outlook : Idéal pour revoir les événements passés et planifier les engagements à venir.
- Todoist, Microsoft To Do : Pour organiser et filtrer vos listes de prochaines actions et projets.
- Notion, Evernote : Utile pour suivre vos projets et idées en cours, ainsi que pour gérer votre liste « Peut-être un jour ».
- Trello, Asana : Outils de gestion de projet qui permettent de visualiser les actions et d’ajuster les priorités pour chaque projet.
Erreurs à éviter lors de la révision
- Sauter la révision : Ne pas effectuer de révision régulière peut rendre votre système désorganisé et inefficace. Sans révision, vous risquez de perdre de vue des tâches importantes ou de vous retrouver submergé par des actions non classées.
- Ne pas vider la boîte de réception : Si vous ne traitez pas les éléments nouvellement capturés, ils s’accumuleront rapidement et compliqueront l’organisation de vos actions.
- Négliger la liste « En attente » : Si vous ne suivez pas les actions que vous avez déléguées, vous risquez de ralentir la progression de vos projets ou d’oublier des tâches critiques.
- Ne pas réévaluer les priorités : Il est facile de rester concentré sur des tâches de moindre importance si vous ne prenez pas le temps de réévaluer vos priorités. La révision doit vous permettre de vous ajuster en fonction de vos objectifs actuels.
La révision régulière est une étape essentielle de la méthode GTD, permettant de garder votre système organisé, à jour, et pertinent. En passant en revue vos actions, projets, et engagements chaque semaine, vous maintenez le contrôle sur votre charge de travail et assurez une gestion proactive de vos priorités. Cela vous permet de rester productif, concentré, et confiant dans votre capacité à accomplir vos objectifs.