La phase de collecte est le premier pilier fondamental de la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen. C’est l’étape où vous capturez tout ce qui traverse votre esprit — tâches, idées, engagements — dans un seul système de confiance. Ce principe de collecte est conçu pour libérer votre cerveau du fardeau de devoir tout retenir, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui est réellement important.
Pourquoi la collecte est-elle essentielle ?
Chaque jour, vous êtes bombardé de stimuli — des emails, des messages, des pensées aléatoires, des rendez-vous à planifier. Tous ces éléments créent du bruit mental, qui peut générer de l’anxiété et de la distraction. Si vous ne gérez pas efficacement ces informations, elles s’accumulent et créent un sentiment de surcharge.
La collecte vise à capturer systématiquement tout ce qui attire votre attention. Cette approche permet de :
- Réduire le stress : en ayant l’assurance que rien ne sera oublié.
- Libérer de l’espace mental : vous n’avez plus besoin de mémoriser chaque détail.
- Préparer à l’action : en rassemblant toutes les informations pertinentes, vous pouvez mieux prioriser et agir efficacement.
Que devez-vous collecter ?
Lorsque vous adoptez la méthode GTD, vous devez considérer la collecte comme un processus exhaustif. Tout ce qui demande votre attention ou occupe votre esprit doit être capturé, qu’il s’agisse de petites tâches quotidiennes ou de projets à long terme. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez collecter :
- Tâches à accomplir : Cela inclut les emails à répondre, les courses à faire, ou les rendez-vous à prendre.
- Projets en cours : Si une tâche nécessite plusieurs actions pour être complétée, il s’agit d’un projet à capturer.
- Idées et pensées : Tout ce qui vous passe par la tête, comme des idées d’articles, des réflexions sur un livre ou des projets personnels.
- Engagements personnels et professionnels : Réunions, anniversaires, événements à venir.
- Objets en attente : Les actions que vous avez déléguées ou des retours que vous attendez.
Rien ne doit être laissé au hasard : même les tâches que vous considérez comme « peu importantes » doivent être collectées. Si elles méritent d’être faites ou réfléchies, elles méritent d’être capturées.
Comment effectuer la collecte efficacement ?
La collecte peut se faire à l’aide de divers outils, selon vos préférences et votre mode de travail. L’important est de choisir un système dans lequel vous avez confiance, que ce soit un support numérique ou papier. Voici quelques méthodes populaires pour capturer vos informations :
- Carnet et stylo
Pour ceux qui préfèrent la simplicité du papier, un carnet peut être une excellente option. Il est toujours à portée de main et permet de noter rapidement ce qui vous vient à l’esprit, où que vous soyez. - Applications de prise de notes
Des outils numériques tels que Evernote, Notion ou OneNote sont parfaits pour capturer non seulement des tâches, mais aussi des idées, des fichiers multimédias et des liens. Ils offrent une flexibilité et une capacité d’organisation avancées, particulièrement utiles si vous travaillez sur plusieurs projets. - Gestionnaire de tâches
Pour ceux qui préfèrent une approche plus structurée, des applications comme Todoist, Microsoft To Do, ou Things vous permettent de capturer des actions spécifiques et de les organiser immédiatement en listes de tâches. - Boîte de réception numérique
La boîte de réception de votre email est également un endroit où beaucoup d’informations arrivent. Vous pouvez vous en servir comme un lieu temporaire de collecte avant de traiter chaque message.
L’essentiel est que tout ce qui entre dans votre champ de conscience soit capturé immédiatement dans ce système fiable. Vous évitez ainsi de devoir vous en souvenir plus tard ou de risquer d’oublier quelque chose d’important.
Quand et où effectuer la collecte ?
La collecte doit être un processus continu et omniprésent. Vous devez pouvoir capturer une information à tout moment, que vous soyez en réunion, dans les transports, ou en train de travailler. Pour cela, il est essentiel d’avoir toujours accès à votre système de collecte, que ce soit sur votre téléphone, un carnet, ou une tablette.
Une astuce consiste à définir des moments précis de la journée pour effectuer des sessions de collecte. Par exemple, après une réunion ou avant de finir votre journée de travail, prenez quelques minutes pour noter tout ce que vous avez en tête. Cela permet de vous assurer qu’aucune information importante ne passe entre les mailles du filet.
Erreurs à éviter lors de la collecte
- Ne pas capturer immédiatement : Chaque minute que vous attendez pour noter une tâche ou une idée augmente les risques que vous l’oubliiez. Essayez de capturer tout ce qui attire votre attention dès que possible.
- Capturer partiellement : Il est facile de noter une tâche sans la détailler. Par exemple, écrire « Appeler Pierre » ne suffit pas. Soyez aussi précis que possible pour vous rappeler plus tard du contexte ou de l’action spécifique.
- Ne pas avoir un seul système : Si vous utilisez plusieurs outils sans coordination (par exemple, un carnet, une application, des post-its), vous risquez de disperser vos tâches et de perdre en efficacité. Choisissez un système principal de collecte et engagez-vous à l’utiliser pour tout.
La phase de collecte est la clé de voûte de la méthode GTD. En capturant toutes vos tâches et idées dans un système fiable, vous pouvez libérer votre esprit des préoccupations, réduire le stress, et vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Que vous utilisiez un carnet, une application numérique, ou un mélange des deux, l’essentiel est d’avoir un processus de collecte simple et systématique.
Alors, commencez dès aujourd’hui : attrapez tout ce qui traîne dans votre esprit et déposez-le dans votre système de collecte. Vous vous sentirez immédiatement plus léger et prêt à agir avec clarté.