Après avoir capturé, traité et organisé vos tâches selon la méthode Getting Things Done (GTD), vient l’étape cruciale : agir. C’est à ce moment que vous passez des plans à l’exécution, en choisissant les tâches les plus pertinentes à accomplir en fonction de vos priorités, de votre temps disponible et de votre niveau d’énergie. La méthode GTD est conçue pour faciliter cette prise de décision et vous permettre d’agir de manière efficace et fluide.
Pourquoi est-il important de bien choisir ses actions ?
Dans un quotidien rempli de multiples tâches et engagements, il est facile de se sentir submergé par la quantité de travail à accomplir. La clé pour rester productif et éviter la procrastination est de savoir quelles actions entreprendre à un moment donné. GTD vous aide à faire ces choix en prenant en compte plusieurs facteurs comme votre niveau d’énergie, les échéances à respecter et le temps dont vous disposez.
Agir de manière efficace signifie être capable de :
- Choisir la bonne tâche au bon moment : En fonction de votre contexte et de votre énergie.
- Prioriser les actions importantes : Plutôt que de perdre du temps sur des tâches moins cruciales.
- Éviter la surcharge mentale : En vous concentrant uniquement sur les actions pertinentes, sans vous soucier du reste.
Comment choisir les actions à accomplir avec GTD
- Contexte
- Le contexte est primordial dans le choix de vos actions. Une action peut ne pas être faisable si vous n’êtes pas dans le bon environnement. GTD vous encourage à classer vos actions par contexte (ex. « au bureau », « à la maison », « en déplacement », etc.).
- Lorsque vous êtes dans un contexte particulier, consultez la liste des actions qui s’y appliquent. Cela permet de vous concentrer sur les tâches que vous pouvez réellement accomplir à cet endroit et dans ces conditions.
Exemple :
- Si vous êtes au bureau, consultez la liste des tâches « au bureau » comme répondre à des emails ou participer à des réunions.
- Si vous êtes en déplacement, concentrez-vous sur des appels téléphoniques ou des tâches que vous pouvez accomplir sur votre téléphone.
- Temps disponible
- Chaque jour ne se ressemble pas. Certains jours, vous avez de longues plages de temps disponibles, et d’autres, seulement quelques minutes entre deux réunions. GTD vous aide à choisir les actions adaptées à votre temps disponible.
- Lorsque vous avez beaucoup de temps, vous pouvez vous attaquer à des tâches plus longues et complexes. Lorsque vous n’avez que quelques minutes, vous pouvez choisir des tâches rapides à accomplir.
Exemple :
- Si vous avez 30 minutes avant une réunion, vous pouvez répondre à des emails ou préparer des documents.
- Si vous avez une journée entière de travail devant vous, vous pouvez vous concentrer sur des projets complexes comme la rédaction d’un rapport ou la préparation d’une présentation.
- Niveau d’énergie
- GTD prend également en compte votre niveau d’énergie. Certaines tâches demandent une concentration intense, tandis que d’autres peuvent être effectuées même avec un faible niveau d’énergie.
- Il est important de choisir vos actions en fonction de votre énergie du moment. Le matin, lorsque vous êtes frais et concentré, vous pouvez vous attaquer à des tâches plus complexes. En fin de journée, il peut être plus judicieux de se concentrer sur des tâches plus simples.
Exemple :
- Le matin, vous pouvez travailler sur des projets créatifs ou complexes.
- En fin de journée, lorsque vous êtes fatigué, vous pouvez vous concentrer sur des tâches administratives simples comme classer des documents ou passer des appels rapides.
- Priorité et échéances
- La méthode GTD vous permet également de prioriser vos actions en fonction de leur importance et des échéances. Si une tâche est urgente ou si elle doit être terminée avant une date précise, elle sera naturellement prioritaire.
- Cependant, GTD met également l’accent sur l’accomplissement régulier des tâches, même si elles ne sont pas urgentes, afin d’éviter qu’elles ne deviennent des problèmes à la dernière minute.
Exemple :
- Si vous avez une présentation à livrer pour demain, c’est probablement la tâche à prioriser immédiatement.
- En revanche, une tâche sans échéance mais importante pour le long terme peut aussi être planifiée dans vos moments de haute concentration.
L’approche par le moment présent
L’une des forces de la méthode GTD est qu’elle vous permet de vous concentrer sur ce que vous pouvez faire ici et maintenant, plutôt que de vous soucier de tout ce que vous devez accomplir dans l’avenir. En vous concentrant uniquement sur les actions immédiates réalisables, vous éliminez le stress lié à une charge de travail non prioritaire.
Chaque action devient une étape claire et accessible qui vous rapproche de l’accomplissement de vos projets. Vous ne passez pas du temps à vous demander ce que vous devez faire ensuite, car votre liste d’actions est organisée pour vous guider vers les choix les plus appropriés à chaque instant.
Comment rester productif en agissant
Voici quelques stratégies pour maximiser votre productivité lorsque vous passez à l’action avec GTD :
- Utilisez des créneaux de temps pour des blocs de tâches
- Groupez les tâches similaires ensemble et exécutez-les dans des créneaux de temps dédiés. Par exemple, réservez 30 minutes chaque matin pour répondre à vos emails ou pour passer des appels.
- Cela permet d’éviter de passer d’une tâche à une autre constamment, ce qui peut ralentir votre productivité.
- Agissez sur les petites actions immédiatement
- Lorsque vous consultez votre liste de tâches, appliquez la règle des deux minutes. Si une action peut être accomplie en moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Cela permet de réduire rapidement la longueur de votre liste de tâches et de vous concentrer sur les actions plus importantes.
- Évitez la procrastination
- Parfois, il est facile de procrastiner sur les actions difficiles ou complexes. Utilisez la méthode GTD pour choisir une petite partie d’un projet complexe à accomplir. Découper un projet en étapes vous aidera à progresser sans vous sentir submergé.
- Suivez votre énergie
- Ne vous forcez pas à faire des tâches complexes lorsque vous êtes fatigué. En écoutant votre corps et votre esprit, vous resterez plus productif et éviterez de perdre du temps sur des tâches qui demandent trop de concentration à un moment où vous ne pouvez pas les accomplir correctement.
Agir avec la méthode Getting Things Done consiste à choisir les actions les plus pertinentes en fonction de votre contexte, de votre temps disponible, de votre énergie, et des priorités. En structurant vos actions de manière claire et en organisant votre travail autour de ces critères, vous pouvez exécuter vos tâches de manière fluide et efficace. GTD vous permet de rester concentré sur l’essentiel, d’éviter les distractions, et d’accomplir vos objectifs avec sérénité.